Kilometerregistratie: waarom, wat en hoe?
Heb jij als zzp met een eenmanszaak een auto van de zaak? Of gebruik je jouw privéauto voor zakelijke ritten? Houd dan de gereden kilometers voor de kilometeradministratie bij. Vragen die dan vaak spelen zijn: wanneer, wat en hoe moet je een rittenregistratie bijhouden?
Het bijhouden van een kilometerregistratie dient als bewijs voor de fiscus om de zakelijk gereden kilometers te verantwoorden. Er zijn twee situaties waarbij je als (zzp)ondernemer dan een kilometeradministratie bij moet houden:
- Je rijdt met je privéauto naar zakelijke afspraken
- Je rijdt met een auto van de zaak en je wilt geen fiscale bijtelling voor privégebruik
Uitzonderingen
- Als je een bestelauto van de zaak uitsluitend zakelijk gebruikt, dan hoef je geen rittenregistratie bij te houden. Voorwaarde is wel dat er een ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ is ingediend bij de Belastingdienst.
Wanneer moet je een km registratie inleveren?
Een km registratie hoeft niet ingeleverd te worden. Het kan zomaar gebeuren dat je al een paar jaar keurig je kilometers bijhoud in je administratie en dat er nooit om gevraagd wordt. Maar het kan wel gebeuren, zo kan bijvoorbeeld de fiscus er voor een controle naar vragen. Blijf het dus goed bijhouden en bewaar het goed want je hebt als ondernemer, net als je boekhouding, ook een bewaarplicht van 7 jaar van de km registratie van zakelijk gereden ritten.
Wat zijn de verplichte gegevens per rit met auto van de zaak?
Rij jij in een auto of bestelbus van de zaak? In een correcte rittenregistratie dien je dan het volgende aan gegevens te vermelden:
- Merk van de auto
- Type van de auto
- Kenteken van de auto
- Ritgegevens
De ritgegevens moeten bestaan uit:
- Datum
- Ritnummer (per dag begin je met ritnummer 1)
- Beginstand kilometerteller
- Eindstand kilometerteller
- Vertrekadres
- Aankomstadres
- Een privé of zakelijke rit
- Uitleg geven wanneer er een ongebruikelijke omweg is genomen tussen twee locaties, bijvoorbeeld bij file
- Totaal gereden kilometers per rit, voor zowel zakelijke als privé
Welke ritgegevens moet je bijhouden van zakelijke rit met privéauto?
Gebruik jij je privéauto voor zakelijke ritten? Dan hoef je net wat minder te noteren. Hou dan het volgende bij:
- Merk van de auto
- Type van de auto
- Kenteken van de auto
- Ritgegevens
De ritgegevens moeten bestaan uit:
- Datum
- Vertrekadres
- Aankomstadres
- Uitleg geven wanneer er een ongebruikelijke omweg is genomen tussen twee locaties, bijvoorbeeld bij file
- Totaal gereden kilometers per rit
Hoe ga je een kilometerregistratie bijhouden?
Er zijn verschillende manieren om je rittenregistratie goed bij te houden. Dit kan handmatig met notities op papier, met een boekhoudprogramma, een formulier in Excel of geheel automatisch met app op basis van GPS. Elke methode heeft zijn eigen voor- en nadelen.
1. Automatische rittenregistratie met app
Verreweg de meest gemakkelijke methode voor het registreren van je kilometers is een speciale rittenregistratie app gebruiken. Met deze app houd je niet alleen automatisch bij hoeveel kilometers je voor je werkt rijdt en privé, je kunt tevens betalen voor parkeren.
Geen tijdrovend gedoe met notities of Excel maar:
2. Boekhoudprogramma gebruiken voor je ritten
Er zijn ook boekhoudprogramma’s waarin een module aanwezig is om ook je zakelijk gereden kilometers in bij te houden. Groot voordeel is dan dat je dan met één programma je hele administratie kunt runnen, ook onderweg via de boekhoudapp.
Populaire boekhoudprogramma’s waarin een ritten module aanwezig is zijn:
3. Excel
Als je zakelijk weinig kilometers maakt, dan kan Excel een gemakkelijke methode zijn om je ritten bij te houden. Zowel voor zakelijk gebruik van een privéauto of voor het rijden van een zakelijke auto.
Wat zijn redelijke reiskosten per km?
Reizen met je auto, combo of bestelbus kost geld. Vaak worden er dan voorrijkosten of een bedrag per kilometer gevraagd. Ben jij veel onderweg om bij de klant te komen? Wat reken jij dan?
