Factuur maken

Hoe ga je een factuur maken voor je gewerkte uren?

Als zelfstandig ondernemer pas een eenmanszaak gestart en nu je eerste factuur maken en versturen naar je klant? Er zijn vele verschillende manieren om jouw factuur te maken. Veel gestelde vragen zijn dan ook: Hoe maak ik een factuur? Wat moet er allemaal op komen te staan? Op welke manier en waarmee het het opstellen van een factuur voor jou situatie de beste oplossing is? Ik heb een handige stappenplan om je op weg te helpen.

Naast het innen van geld heb je ook voor de boekhouding een degelijke btw-administratie nodig. De btw-heffing van jouw verkoopfactuur moet je terugbetalen aan de Belastingdienst en de btw op jouw inkopen, de inkoopfacturen, krijg je terug van de Belastingdienst. Daarbij hoort dan ook het voeren van een correcte facturenadministratie.

Het belangrijkste van factureren is wel dat je eraan denkt het ook te doen. Dat klinkt misschien raar, maar ondernemers vergeten het nogal eens…

Facturen dienen een bepaalde structuur te hebben en bevatten alle informatie die de klant nodig heeft om een ​​betaling uit te voeren. Hier volgt een stappenplan van factuur opmaak tot versturen:

Stappenplan factuur maken

Inhoud

1. Beginnen met de factuur opstellen

2. Voldoen aan de factuureisen

3. Vermelden betalingstermijn

4. Vermelden betalingsvoorwaarden

5. Factuur naar de klant versturen

6. Tip: Stuur een bedankje bij betaling

7. Belangrijk: Hou je openstaande facturen in de gaten!

Stap 1: Beginnen met de factuur opstellen

Factuur maken voor zzp

Na het verrichten van jouw werkzaamheden (diensten) of het leveren van jouw product(en) moet je een factuur, ook wel verkoopfactuur, rekening of nota genoemd, opstellen en naar de klant versturen. Natuurlijk wil je jouw afnemers wel een professioneel uitziende verkoopfactuur sturen die aan de eisen voldoet en in de huisstijl van jouw bedrijf. Buiten de verschillende factuurprogramma’s die er op de markt zijn, kan je een factuur ook eenvoudig met een template in bijvoorbeeld Word of Excel maken. Ik raad je dit alleen niet aan. Hierbij moet je alles iedere keer handmatig invullen en is hierdoor heel omslachtig en foutgevoelig. De beste manier om te factureren?

Mijn keuze

1.  
Gemakkelijk online factureren voor ieder type zzp'er.

2.  
Uitgebreid boekhoudpakket voor ambitieuze ondernemers die willen groeien.

Maak de factuur in ieder geval zo duidelijk dat je ervoor wordt betaald, er worden geen vragen gesteld. Hij moet jouw merkwaarde uitdragen. Hoe ziet een verkoopfactuur er wettelijk correct uit?

Stap 2: Voldoen aan de factuureisen

Factuur maken met de verplichte factuurvereisten

De Belastingdienst heeft een 12-tal wettelijke factuurvoorwaarden gesteld over wat er verplicht op een rekening moet staan. Deze factuurvereisten zijn:

  • Jouw bedrijfsnaam en bedrijfsadres
  • Volledige naam en adres van de klant
  • Het Btw-id van jouw bedrijf
  • Het KVK-nummer van jouw bedrijf
  • De factuurdatum
  • Een uniek, aansluitend en opvolgend factuurnummer
  • Omschrijving van de levering
  • Het aantal van de levering
  • De leverdatum
  • Bedrag exclusief btw
  • Het btw-tarief
  • Het te betalen btw-bedrag

Voorkom problemen met de Belastingdienst en de ontvanger van jouw verkoopfactuur door te zorgen dat jouw facturatie voldoet aan de gestelde voorwaarden.

Stap 3: Vermelden betalingstermijn

Vervaldatum als betalingstermijn op factuur

Natuurlijk wil je dat de rekening binnen de afgesproken of wettelijke betalingstermijn van uiterlijk 30 dagen wordt voldaan. Een korter betaaltermijn hanteren mag natuurlijk ook. Bespreek dit dan vooraf goed af met de klant. Zet de betalingstermijn met uiterste vervaldatum duidelijk erop. Voor deze datum moet de betaling dan voldaan zijn.

Stap 4: Vermelden betalingsvoorwaarden

Betaalvoorwaarden met betalingscondities op factuur

Laat de klant ook duidelijk met de betalingsvoorwaarden, ook wel betalingscondities genoemd, zien hoe, waarnaar en voor wanneer de rekening moet zijn overgemaakt. Geef hierin ook eventueel aan waar jouw algemene voorwaarden en/of leveringsvoorwaarden kunnen worden gelezen.

Stap 5: Factuur naar de klant versturen

Verstuur de factuur in PDF en UBL

Je kunt zelf bepalen hoe je de facturatie gaat versturen. Via de post of automatisch en digitaal als e-factuur in PDF en/of UBL via e-mail. Dit kan via een speciaal hiervoor ontwikkeld factuurmodule van een boekhoudprogramma. Gebruik maken van zo’n slim programma is zeker aan te raden!

Bekijk en vergelijk de voordelen van een online factuurprogramma gebruiken en de automatische verwerking van jouw administratie in de boekhouding. Direct starten met een factuurpakket? Bekijk hier mijn Top 4 van beste en meest gekozen factuur software die zzp’ers met een eigen bedrijf gebruiken. Van timmerman in de bouw en programmeur in de ICT, tot adviseur in de zakelijke dienstverlening.

Tip: Stuur een bedankje bij betaling

Als je klant de factuur betaalt, dan voelt dat goed. Leuk voor jou maar zeker ook voor de klant om hem of haar hiervoor te bedanken. Zullen ze zeker waarderen! Het verhoogt ook je kansen op het krijgen van terugkerende klanten. Stuur dan ook altijd een persoonlijk bedankberichtje zodra je de betaling hebt ontvangen.

Belangrijk: Hou je openstaande facturen in de gaten!

Hou altijd je verstuurde facturen die nog openstaan in de gaten. Want klanten kunnen vergeten te betalen. Zodra de vervaldatum is verstreken onderneem dan altijd actie om zo snel mogelijk je geld te krijgen!

Ik hoop dat dit stappenplan je geholpen hebt. Succes met zakendoen!

Belangrijk: Urenregistratie voor zzp en fiscaal voordeel!

Urenadministratie bijhouden voor zzp'ers Het voldoen aan het urencriterium is een belangrijk onderdeel voor zzp'ers. Je moet de hoeveelheid tijd die je in jouw eenmanszaak hebt gestoken wel kunnen aantonen. Hoeveel uur? Welke uren tellen mee? Hoe hou ik dat gemakkelijk bij?

Door eenvoudig en effectief jouw gewerkte uren aan taken en opdrachten bij te houden en deze naar een factuur kunnen omzetten in een online boekhoudprogramma. Ervaar zelf het gemak en registreer en factureer als zzp'er je uren in één

Mijn keuze

1.  
Gemakkelijk online urenregistratie en facturatie voor ieder type zzp'er.

2.  
Uitgebreid alles-in-één boekhoudpakket voor ambitieuze ondernemers die willen groeien.