e-Facturatie met PDF en UBL

Digitale e-facturatie: Wat is het en hoe werkt het?

Je factuur digitaal per e-mail naar de klant versturen is de snelste manier om betaald te worden. Hij komt gelijk aan. Dit doe je dan door een korte melding in de mail te schrijven en de factuur gaat als PDF en het liefst ook als e-factuur met UBL in de bijlage. Vaak zijn dan de vragen: Wat is e-facturatie? Wat is een PDF factuur en wat is een UBL factuur en hoe zien ze eruit? In dit artikel leg ik het je met tips en voorbeelden allemaal uit, zodat jij ook kunt gaan e-factureren voor jouw bedrijf.

Mijn beste tip voor starters en alle zzp'ers?

Hoe werkt e-facturatie?

Gedigitaliseerde factureringsprocessen met e-facturatie (elektronische facturatie) is de toekomst. Het geeft een enorme kostenbesparing. De voordelen zijn onder meer: ​​verminderde invoerfouten, verkorte verwerkingstijden en sneller betaald krijgen. E-facturering is bij werkzaamheden voor de Nederlandse overheid zelfs een verplichting. Ook steeds meer overheden van landen in de EU eisen e-facturatie, anders geen opdracht.

De e-factuur wordt gemaakt, verzonden en ontvangen in een gestructureerd elektronisch XML formaat, dit formaat maakt het mogelijk dat de factuur geheel automatisch wordt verwerkt in een boekhoudprogramma. We noemen dit ook wel een UBL factuur. De PDF factuur is daarentegen geen elektronische e-factuur maar een digitale, dit omdat PDF-bestanden niet automatisch kunnen worden verwerkt maar alleen worden bekeken.

Vaak worden er wel gelijk twee soorten facturen naar de klant gemaild: een PDF factuur als ook een UBL factuur. Zo kan de klant zelf kiezen welke type factuur hij gaat gebruiken voor zijn administratie. Maakt hij met zijn boekhoudprogramma gebruik van e-facturatie, dan zal hij zeker de UBL factuur kiezen, doet hij dat niet, dan kan hij altijd nog de PDF factuur gebruiken. Slim is dus om deze twee factuursoorten tegelijk te versturen.

Voorbeeld van e-facturatie met PDF en UBL via e-mail

Wat is een PDF factuur?

Het verzenden van digitale facturen doe je eenvoudig met een PDF-bestand. PDF staat voor “Portable Document Format”. Dit is een bestandsformaat die gebruikt wordt om documenten zoals facturen, offertes of brochures te kunnen delen en af te kunnen drukken.

Nadat je jouw factuur in Word of in Excel hebt gemaakt, hoef je deze alleen nog maar naar PDF te converteren en het bestand op te slaan. Deze PDF factuur kan je dan zo naar de klant verzenden. Verstuur de factuur nooit als een opgeslagen .docx-bestand, wat het standaard bestandsformaat voor Word-documenten is of als .xlsx want een standaard Excel bestandsformaat is, maar altijd als PDF. Want Word-documenten en Excel bestanden kunnen worden bewerkt. PDF-bestanden zijn daarentegen voornamelijk bedoeld om te bekijken en kunnen niet worden bewerkt. Zo kan er ook niet met de rekening geknoeid worden.

Voorbeeld van een PDF factuur

Wat is een UBL factuur?

Zoals gezegd is de UBL (Universal Business Language) factuur een elektronische factuur (of e-factuur) wat een gegevensbestand is met gestructureerde gegevens dat tussen computers wordt overgedragen en automatisch geboekt. Er zijn veel verschillende formaten voor e-facturering en er ontbreekt momenteel een wereldwijde standaard. De meest voorkomende formaten zijn EDI en UBL met de UBL-versies: 2.0 en 2.1, die met XML code zijn opgemaakt.

Maak je gebruik van een factuur- en boekhoudprogramma, wat ieder type zelfstandig ondernemer aan te raden is, dan wordt er al automatisch al een PDF en UBL factuur voor je klaargemaakt. Klaar om te versturen via mail. Deze zijn gemaakt voor de e-facturatie. Als je factureer in Word of Excel is het helaas niet mogelijk om van deze bestanden een UBL factuur van te maken. Alleen een PDF bestand.

Wil je dus echt overgaan op e-facturatie, dan kun je er niet omheen om hiervoor een boekhoudpakket te gebruiken. Is een boekhoudpakket ingewikkeld om mee te werken? Nee zeker niet. Ze zijn zo ontworpen dat eigenlijk iedereen er mee kan werken. Dus laat je niet afschrikken dat je hiervoor misschien wel een boekhouder voor moet zijn.

Voorbeeld van een UBL factuur

Wat zet ik als begeleidend schrijven in de mail?

Moet jouw factuur via e-mail naar de klant? Het versturen van een factuur in een mail heeft als voordelen dat het snel gaat en het bespaart je inkt, papier- en portokosten. Ook goed voor het milieu dus!

Facturen moeten nooit als een verrassing bij de klant aankomen, dus stuur een e-mail met een eenvoudige en vriendelijke melding dat hun factuur is bijgevoegd. Bedank ze ook gelijk netjes voor de opdracht.

Voorbeeldtekst voor in de e-mail

Van: mail@jouwbedrijfsnaam.nl
Aan: mail@klantnaam.nl
Bijlage: Factuur-[factuurnummer].pdf – Factuur-[factuurnummer].xml
Onderwerp: De factuur [factuurnummer] van [jouw bedrijfsnaam]

Geachte heer, mevrouw,

In de bijlage vindt u mijn factuur aan voor de uitgevoerde werkzaamheden. Ik wil u vriendelijk verzoeken om deze factuur binnen 14 dagen te voldoen.

Ik wil u nogmaals bedanken voor de opdracht. Mocht u in de toekomst weer van mijn diensten gebruik willen maken, dan hoor ik u graag.

Met vriendelijke groet,

[jouw e-mail handtekening]

Let op! Vergeet niet om de factuur mee te sturen in de bijlage! Gebruik je een factuur- en boekhoudprogramma, dan worden ze automatisch in PDF-formaat en UBL-formaat aan de e-mail bijgevoegd. Factureer je nog handmatig in Word of Excel, dan moet je de factuur zelf toevoegen. En dat wil dan nogal eens vergeten worden…