Excel factuur maken

Handige Excel factuur template gebruiken voor de facturatie

Je moet als ondernemer facturen maken en aan klanten geven of verzenden om te worden betaald. Het is je salaris! Vaak is dan de vraag: Hoe ga ik de facturatie doen? Kant en klare Excel-factuursjablonen zijn een eenvoudige en gemakkelijke manier om direct professioneel ogende facturen te maken. Door gebruik te maken van meerdere werkbladen kun je het facturatieproces ook nog eens gemakkelijker maken.

Mijn beste tip voor starters en alle zzp'ers?

Een factuur is een betalingsaanvraag van jou als verkoper aan een koper van goederen en/of diensten. Hierin wordt aangegeven welke goederen zijn geleverd of welke werkzaamheden zijn verricht en hoeveel daarvoor moet worden betaald. Hoe sneller deze wordt verstuurd, hoe sneller je wordt betaald.

Klanten moeten de facturen wel gemakkelijk kunnen lezen waar ze voor moeten betalen, met duidelijke instructies, servicebeschrijvingen en betalingsrichtlijnen. Elke verkoopfactuur, ook wel rekening of nota genoemd, bevat verschillende belangrijke en verplichte onderdelen, onderverdeeld in een factuurkop, hoofdregels en factuurvoet. Wil jij Excel als factuurprogramma gaan gebruiken?

Voorbeeld template van factuur maken in Excel

Een Excel-factuursjabloon is een sjabloon die gemaakt is in een Excel-spreadsheetprogramma waar je de goederen of services met aantallen en bedragen kunt invullen die je aan jouw klanten hebt verkocht. Eenmaal gemaakt en als pdf opgeslagen voor de btw-administratie en aan de klant gegeven, of online naar de klant verstuurd, kun je deze sjabloon telkens opnieuw gebruiken wanneer je iemand moet factureren.

Handig gebruik maken van meerdere werkbladen

Voorbeeld van terugkerende diensten en materialen

Voorbeeld van klantenkring bijhouden

Het hebben van een template met meerdere werkbladen bespaart je veel moeite. In plaats van factureren iedere keer helemaal opnieuw te maken, vul je gewoon de sjabloon aan die al is gemaakt. Ik heb een template die je gratis kunt downloaden en gebruiken voor de facturatie. Met werkbladen voor specifieke diensten met uurtarief en materialen die gekoppeld zijn aan btw-tarieven, een klantenbestand en het opstellen van de verkoopfactuur.

Download gratis template van Excel factuur en start

Maak indruk op je klanten met het geven van een Excel factuur die ontworpen is om er simpel maar toch professioneel uit te zien. Dit is een mooie optie voor startende zzp’ers met een eenmanszaak die op zoek zijn naar een template die gemakkelijk kan worden aangepast naar de huisstijl met logo van jou bedrijf.

Hoe converteer je Excel factuur naar PDF?

Sla een gemaakte verkoopfactuur op als Excel-bestand zelf in .xlsx en als .pdf. De PDF factuur stuur je dan digitaal online naar de klant. Verstuur nooit de Excel factuur zelf naar de klant maar altijd in PDF. Het PDF bestand kun je ook eenvoudig afdrukken of digitaal opslaan voor jou administratie. Want je hebt een bewaarplicht van 7 jaar voor de gehele boekhouding.

Door een Excel-bestand te converteren naar een PDF-document kan iedereen die het via e-mail ontvangt het openen, zelfs als Office niet is geïnstalleerd. Met Excel kun je zelf PDF-documenten rechtstreeks vanuit het programma maken.

Klik op het tabblad “Bestand”, dan op “Opslaan als” en kies daarna via “Bladeren” de locatie waar je het Excel factuur als document wilt opslaan. Geef het document een bestandsnaam, verstandig is om het factuurnummer te gebruiken, zodat het document altijd is terug te vinden in je administratie. Kies dan bij de keuze “Opslaan als” PDF (*.pdf) en klik als laatste op “Opslaan”. Je hebt nu een PDF factuur die klaar is om verstuurd te worden.

Voorbeeld Excel factuur als PDF factuur versturen

Online factureren per e-mail is de snelste manier om betaald te krijgen. Facturen mogen nooit als een verrassing komen, dus jouw e-mail moet een eenvoudige vriendelijke melding zijn dat hun factuur is bijgevoegd en bedank de klant ook netjes voor de zaken.

Vergeet niet om de PDF factuur als bijlage aan de e-mail toe te voegen! Dit wordt nogal eens vergeten.

Tip: Er is een veel beter alternatief voor het gebruik van Excel

Een effectieve en veelzijdige factuursjabloon in Excel is een mooi begin om te starten met factureren. Nog veel meer gemak, inzicht en kostbare tijdsbesparing krijg je door geautomatiseerde facturering in slimme boekhoudsoftware te gebruiken. Deze administratieprogramma’s hebben allemaal een gratis proefperiode en zijn zeker het proberen waard. Ik kan het dan ook iedere ondernemer, groot of klein, aanraden!

Bekijk e-Boekhouden.nl