Excel factuur maken

9 januari 2022
Johan Ooms, uurtarief en salaris expert
Johan Ooms

Handige Excel factuur template gebruiken voor de facturatie

Je moet als ondernemer facturen maken en aan klanten geven of verzenden om te worden betaald. Het is je salaris! Vaak is dan de vraag: Hoe ga ik de facturatie doen? Excel-factuursjablonen zijn een eenvoudige en gemakkelijke manier om professioneel ogende facturen te maken. Door gebruik te maken van meerdere werkbladen kun je het facturatieproces ook nog eens gemakkelijker maken.

Mijn beste tip voor starters en alle zzp'ers?

 

Een factuur is een betalingsaanvraag van jou als verkoper aan een koper van goederen en/of diensten. Hierin wordt aangegeven welke goederen zijn geleverd of welke werkzaamheden zijn verricht en hoeveel daarvoor moet worden betaald. Hoe sneller deze wordt verstuurd, hoe sneller je wordt betaald.

Klanten moeten de facturen wel gemakkelijk kunnen lezen waar ze voor moeten betalen, met duidelijke instructies, servicebeschrijvingen en betalingsrichtlijnen. Elke verkoopfactuur, ook wel rekening of nota genoemd, bevat verschillende belangrijke en verplichte onderdelen, onderverdeeld in een factuurkop, hoofdregels en factuurvoet. Wil jij Excel als factuurprogramma gaan gebruiken?

Voorbeeld template voor Excel factuur maken

Voorbeeld template van Excel nota opstellen

Een Excel-factuursjabloon is een sjabloon die gemaakt is in een Excel-spreadsheet waar je de goederen of services met aantallen en bedragen kunt invullen die je aan jouw klanten hebt verkocht. Eenmaal gemaakt en als pdf opgeslagen voor de btw-administratie en aan de klant gegeven, of online naar de klant verstuurd, kun je deze sjabloon telkens opnieuw gebruiken wanneer je iemand moet factureren.

Handig gebruik maken van meerdere werkbladen

Terugkerende diensten en materialen

Werkblad met btw-tarieven toevoegen

Klantenkring bijhouden

Klantenkring bijhouden in Excel

Het hebben van een template met meerdere werkbladen bespaart je veel moeite. In plaats van factureren iedere keer helemaal opnieuw te maken, vul je gewoon de sjabloon aan die al is gemaakt. Ik heb een template die je gratis kunt downloaden en gebruiken voor de facturatie. Met werkbladen voor specifieke diensten met uurtarief en materialen die gekoppeld zijn aan btw-tarieven, een klantenbestand en het opstellen van de verkoopfactuur.

Download gratis spreadsheet factuur template en start

Voorbeeld Excel factuur template

Excel

Maak indruk op je klanten met het geven van een factuur die ontworpen is om er simpel maar toch professioneel uit te zien. Dit is een mooie optie voor startende zzp’ers met een eenmanszaak die op zoek zijn naar een template die gemakkelijk kan worden aangepast naar de huisstijl met logo van jou bedrijf.

Download Excel factuur template

Factuur bekijken in PDF

Converteer factuur naar PDF en verstuur als PDF

Converteer xlsx naar pdf verkoopfactuur

PDF factuur maken

Sla een gemaakte verkoopfactuur op als Excel-bestand zelf in .xlsx en als .pdf. De PDF factuur stuur je dan digitaal online naar de klant. Het PDF bestand kun je ook eenvoudig afdrukken of digitaal opslaan voor jou administratie. Want je hebt een bewaarplicht van 7 jaar voor de gehele boekhouding.

Door een Excel-bestand te converteren naar een PDF-document kan iedereen die het via e-mail ontvangt het openen, zelfs als Office niet is geïnstalleerd. Met Excel kun je zelf PDF-documenten rechtstreeks vanuit het programma maken.

Klik op het tabblad “Bestand”, dan op “Opslaan als” en kies daarna via “Bladeren” de locatie waar je het document wilt opslaan. Geef het document een bestandsnaam, verstandig is om het factuurnummer te gebruiken, zodat het document altijd is terug te vinden in je administratie. Kies dan bij de keuze “Opslaan als” PDF (*.pdf) en klik als laatste op “Opslaan”. Je hebt nu een PDF factuur die klaar is om verstuurd te worden.

Voorbeeld pdf factuur

PDF factuur versturen

Online factureren per e-mail is de snelste manier om betaald te krijgen. Facturen mogen nooit als een verrassing komen, dus jouw e-mail moet een eenvoudige vriendelijke melding zijn dat hun factuur is bijgevoegd en bedank de klant ook netjes voor de zaken.

Vergeet niet om de PDF factuur als bijlage aan de e-mail toe te voegen! Dit wordt nogal eens vergeten.

Tip: Er is een veel beter alternatief voor het gebruik van Excel

Een effectieve en veelzijdige factuursjabloon in Excel is een mooi begin om te starten met factureren. Nog veel meer gemak, inzicht en kostbare tijdsbesparing krijg je door geautomatiseerde facturering in slimme boekhoudsoftware te gebruiken. Deze administratieprogramma’s hebben allemaal een gratis proefperiode en zijn zeker het proberen waard. Ik kan het dan ook iedere ondernemer, groot of klein, aanraden!

 

Johan Ooms, uurtarief en salaris expert

Johan Ooms

“ik ben zelf alweer een aantal jaren enthousiast zzp’er en heb uurtarief.tips opgezet om mijn kennis met tips, voorbeelden en gratis downloads van en over uurtarieven, urenregistratie en de facturatie van zzp’ers met een eenmanszaak te delen”

Mijn beste tip? Zet zo eenvoudig jouw administratie op

Online administratiepakket

Gratis factureren!

Gebruik als zzp’er direct vanaf de start een onmisbaar administratiepakket:

  • gratis uren factureren
  • urenregistratie
  • automatische btw-aangifte
  • koppeling bankrekening
  • gratis hulp en veel meer..

Administratie, het moet… Weet je niet hoe en waar je moet beginnen? Vraag dan gratis op wat een boekhouder kost om jou op weg te helpen.

Gerelateerde tips

Factuur maken

Factuur maken

Hoe ga je gratis een factuur maken en versturen voor je bedrijf? Als zelfstandig ondernemer pas een eenmanszaak gestart en nu je eerste eigen factuur maken en versturen naar je klant? Hier zijn vele verschillende manieren voor. Veel gestelde vragen zijn dan ook: Hoe...

Lees meer
Online factuurprogramma

Online factuurprogramma

Met welk factuurprogramma ga je starten voor jouw eenmanszaak? Ieder factuur- en boekhoudprogramma heeft zijn eigen handige functies en gebruikersgemak. De enige uitdaging is de beste vinden.. Vaak zijn dan de vragen: Welke moet ik voor mijn eenmanszaak kiezen? Wat...

Lees meer
Urenregistratie voorbeeld 02
Gratis urenregistratie