Hoe ga je gratis een factuur maken en versturen voor je eenmanszaak?
Als zelfstandig ondernemer moet een een factuur maken voor je eenmanszaak om geld binnen te krijgen. Als ondernemer mag je zelf je eigen facturen maken, een factuur maken als particulier mag niet. Veel gestelde vragen zijn dan ook: Hoe kan ik een gratis factuur maken voor mijn bedrijf? Wat schrijft ik op de factuur? Wat moet ik verplicht op een factuur vermelden?
Mijn beste tip voor starters en alle zzp'ers?
Er zijn vele verschillende manieren en methodes om je factuur te maken. Om te weten op welke manier een factuur maken voor jouw bedrijf de beste oplossing is heb ik in dit artikel een handleiding gemaakt om je stap voor stap op weg te helpen. Zo kan je vandaag nog jouw eerste factuur naar de klant sturen voor betaling!
Na het verrichten van jouw werkzaamheden (diensten) of het leveren van jouw product(en) moet je een factuur, ook wel verkoopfactuur, rekening of nota genoemd, opstellen en naar de klant versturen voor betaling. Natuurlijk wil je jouw afnemers wel een professioneel uitziende verkoopfactuur sturen die duidelijk is, snel betaald wordt en aan alle gestelde eisen voldoet.
Het belangrijkste van factureren is wel dat je eraan denkt het ook te doen. Dat klinkt misschien raar, maar ondernemers vergeten het nogal eens…
Facturen dienen een bepaalde structuur te hebben en bevatten alle informatie die de klant nodig heeft om een betaling uit te kunnen voeren. Hier volgt een handleiding met 5 stappen van factuur opmaak tot versturen.
Handleiding gratis factuur maken
1. Weet wat er op de factuur moet staan: Voldoen aan de factuureisen
2. Beginnen met je eigen factuur maken
4. Vermelden betalingsvoorwaarden
5. Factuur naar de klant versturen
Stap 1: Factuur maken volgens factuureisen
Belangrijk is dus dat je als ondernemer wel weet wat er allemaal op een factuur moet staan. De Belastingdienst heeft een 12-tal wettelijke factuurvoorwaarden gesteld over wat er verplicht op een rekening moet staan. Deze factuurvereisten die minimaal op de factuur moet staan zijn:
- Jouw bedrijfsnaam en bedrijfsadres
- Volledige naam en adres van de klant
- Het Btw-id van jouw bedrijf
- Het KVK-nummer van jouw bedrijf
- De factuurdatum
- Een uniek, aansluitend en opvolgend factuurnummer
- Omschrijving van de levering
- Het aantal van de levering
- De leverdatum
- Bedrag exclusief btw
- Het btw-tarief
- Het te betalen btw-bedrag
Voorkom problemen met de fiscus en de ontvanger van jouw verkoopfactuur door te zorgen dat jouw facturatie voldoet aan de gestelde voorwaarden.
Als zzp’er van een eenmanszaak mag je zelf facturen maken en uitgeven. Dit mag omdat je staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel als bedrijf en zodoende ook bij de Belastingdienst bent geregistreerd. Als particulier mag je geen facturen uitgeven. Hoe je als bedrijf de factuur gaat opmaken en hoe je de indeling gaat doen, daar ben je als ondernemer vrij in. Zo kun je de factuur simpel, eenvoudig en minimaal houden, of stijlvol met een mooi design. Zorg er wel altijd voor dat jouw verkoopfactuur herkenbaar is en gemakkelijk leesbaar. Ook moet het voor de klant duidelijk zijn om te bepalen waarvoor en wat hij moet betalen en hoe hij kan betalen.
Hoe ziet een factuur eruit met de verplichte vermeldingen erop? Een geldige en volledige verkoopfactuur die aan de wettelijke eisen voldoet die er voor de facturatie gelden, kan er dan zo als voorbeeld komen uit te zien:
Factuur voorbeeld met de verplichte vermeldingen
Bekijk hier meer verschillende factuur voorbeelden van simpel tot design
Stap 2: Beginnen met gratis factuur maken
Bij deze 2de stap is de vraag: Hoe ga je de factuur maken? Dat kan op 3 manieren die zelfs gratis zijn:
- Online factuur- en boekhoudprogramma gebruiken voor de facturatie
- Factureren in Excel
- Factuur maken in Word
Buiten de verschillende online factuurprogramma’s die er op de markt zijn, kan je een factuur ook eenvoudig met een template in bijvoorbeeld Word of Excel maken. Een gemaakte factuur sla je dan digitaal op als PDF en verstuur je hem naar de klant. Ik raad je dit alleen niet aan. Hierbij moet je alles iedere keer handmatig invullen en is hierdoor heel omslachtig en foutgevoelig. Zeker met het berekenen van de factuurbedragen en de btw.
Maak de factuur in ieder geval zo duidelijk dat je ervoor wordt betaald en er geen vragen over te hoeven worden gesteld. Hij moet jouw merkwaarde uitdragen. Je factuur maken moet je ook met plezier doen, het moet geen obstakel zijn want het is je inkomen, je salaris, geld om eventueel investeringen te kunnen doen en misschien een gedeelte pensioen.
1. (Tip!) Gebruik online factuur- en boekhoudprogramma voor de facturatie
Maak het jezelf niet te moeilijk en automatiseer jouw factureringsproces door een online factuur- en boekhoudprogramma te gebruiken. Dit zijn cloud gebaseerde tools om het gemakkelijk voor elkaar te krijgen, waar je ook bent. Te gebruiken op elke PC of Mac, tablet en met een synchroniserende app op elke smartphone. Hiervoor hoef je niets te installeren op je computer. Als je meer rust wilt hebben, dus minder administratieve rompslomp, start dan met een online factuur- en boekhoudprogramma die veel onder zzp’ers wordt gebruikt.
De facturatie is bijvoorbeeld met e-Boekhouden.nl onbeperkt en geheel gratis. Naast gratis factureren, kun je ook nog eens gratis je urenregistratie bijhouden en offertes maken en versturen! Wil je meer kunnen boekhouden, dan pas ga je een klein bedrag per maand betalen. Dan is automatisch je btw-aangifte doen mogelijk, koppeling met je bank, urenregistratie bijhouden, je ritten registreren en zelfs een jaarafsluiting met balans, winst en verliesrekening!
2. Factuur maken gratis in Excel
Ben jij handig met Excel? Een factuur maken met Excel heeft als voordeel dat automatisch je factuur bedragen en btw-tarieven kunt laten uitrekenen met je uurtarief en materialen. Ook kun je gemakkelijk een klantenbestand in een database opnemen. Ik heb tips en een gratis een btw factuur template om zo met een spreadsheet programma jouw facturatie te doen. Factuur maken Excel met gratis download
3. Gratis factureren in Word
Hoe maak je een factuur in Word vraag je misschien gelijk af? Dat kan ook goed als je niet meer dan 1 of 2 facturen per maand gaat maken. Omdat het veel handmatig werk is. Ik heb een factuursjabloon gemaakt in Word, deze kan je gratis downloaden en gebruiken voor jouw facturatie. Zo kan je direct beginnen. Facturen in Word met gratis download
Stap 3: Vermelden betalingstermijn
Natuurlijk wil je dat de rekening binnen de afgesproken of wettelijke betalingstermijn van uiterlijk 30 dagen wordt voldaan. Een korter betaaltermijn hanteren mag natuurlijk ook. Bespreek dit dan vooraf goed af met de klant. Zet de betalingstermijn met uiterste vervaldatum duidelijk erop. Voor deze datum moet de betaling dan voldaan zijn.
Stap 4: Vermelden betalingsvoorwaarden
Laat de klant ook duidelijk met de betalingsvoorwaarden, ook wel betalingscondities genoemd, zien hoe, waarnaar en voor wanneer de rekening moet zijn overgemaakt. Geef hierin ook eventueel aan waar jouw algemene voorwaarden en/of leveringsvoorwaarden kunnen worden gelezen.
Stap 5: Factuur naar de klant versturen
Zodra de factuur is gemaakt, is het tijd om hem te versturen. Doe dit direct en wacht hier niet mee. Want hoe eerder je hem verstuur, hoe eerder je je geld kan ontvangen. Je kunt zelf bepalen hoe je de facturatie gaat versturen. Ouderwets via de post of automatisch en digitaal in PDF en/of als e-factuur in UBL via e-mail. Dit gaat automatisch als je gebruik maakt van een boekhoudprogramma.
In Word of Excel kan je alleen een digitale PDF-factuur maken, geen digitale UBL-factuur. Hoe er wel rekening mee dat steeds meer bedrijven om een e-factuur vragen. Dit type factuur heeft als voordeel dat hij automatisch kan worden verwerkt in een boekhoudprogramma. Dit kan dus nog een reden zijn om te starten met een boekhoudprogramma.
Bekijk en vergelijk de voordelen van een online factuur- en boekhoudprogramma gebruiken en de automatische verwerking van jouw administratie in de boekhouding.
Wat zijn de verschillende soorten facturen die je kunt maken?
Er zijn tal van verschillende factuurversies die je kunt maken om betaald te krijgen. Het soort factuur die je naar jouw klanten stuurt, is afhankelijk van de branche, de situatie, het soort werk en hoe vaak je van plan bent om de betaling te innen. Dit zijn de zes meest voorkomende soorten facturen die je kunt maken:
1. Verkoopfactuur
Een verkoopfactuur is de meest voorkomende factuur die gemaakt en uitgegeven wordt. Een verkoopfactuur wordt aan een klant gegeven na voltooiing van een project, verleende dienst of verkocht product voor betaling.
2. Creditfactuur
Een creditfactuur verstuur je vaak als er een fout is gemaakt met een eerder verstuurde factuur. Het is een normale factuur met daarop een verlaging of kwijtschelding van het factuurbedrag. Dit bedrag is altijd negatief.
3. Tussentijdse factuur
Een tussentijdse factuur, ook wel deelfactuur genoemd, wordt gebruikt om betalingen voor grotere projecten op te splitsen. Zo kun je vooraf een percentage factureren om hiervan bijvoorbeeld inkopen te kunnen doen voor het grote project.
4. Terugkerende factuur
Een terugkerende factuur wordt gebruikt door bedrijven die periodiek hetzelfde bedrag in rekening brengen voor hun diensten, zoals abonnementen.
5. Verzamelfactuur
Een verzamelfactuur is vergelijkbaar met een standaardfactuur, behalve dat het meerdere kleinere projecten of diensten worden samengevoegd en in één keer worden betaald. Zo hoef je niet voor iedere verkoop een nieuwe factuur aan te maken.
6. Achterstallige factuur
Achterstallige facturen zijn betalingsherinneringen die worden verstuurd als de vervaldatum van een verstuurde factuur is verlopen en er nog geen betaling binnen is.
Je kunt één soort factuur lay-out gebruiken om deze zes soorten facturen te maken.
Tip: Stuur een bedankje bij betaling. Als je klant de factuur betaalt, dan voelt dat goed. Leuk voor jou maar zeker ook voor de klant om hem of haar hiervoor te bedanken. Zullen ze zeker waarderen! Het verhoogt ook je kansen op het krijgen van terugkerende klanten. Stuur dan ook altijd een persoonlijk bedankberichtje zodra je de betaling hebt ontvangen.
Ook belangrijk: Houd een overzicht bij van openstaande facturen!
Na je factuur maken stop het nog niet, hij moet namelijk nog wel betaalt gaan worden. Liefst zo snel mogelijk. Hou dan ook altijd je verstuurde facturen die nog openstaan in de gaten. Want klanten kunnen vergeten te betalen. Wel is het zo dat klanten met grote boekhoudafdelingen meestal een langere doorlooptijd hebben voor de betaling. Zodra de vervaldatum is verstreken onderneem dan wel altijd actie om zo snel mogelijk je geld te krijgen! Dit doe je door een betalingsherinnering te sturen.
Naast het innen van geld heb je ook voor de boekhouding een degelijke btw-administratie nodig. De btw-heffing van jouw verkoopfactuur moet je namelijk terugbetalen aan de Belastingdienst en de btw op jouw inkopen, de inkoopfacturen, krijg je terug. Om dit inzichtelijk te maken, hoort dan ook het voeren van een correcte facturenadministratie. Om dit gemakkelijk bij te kunnen houden en uit te voeren komen we toch weer uit op het gebruik van een daarvoor gemaakte factuur- en boekhoudprogramma.
Ik hoop dat deze handleiding ‘factuur maken’ je geholpen hebt. Succes met je facturatie!
![Online administratiepakket [voorbeeld]](https://uurtarief.tips/wp-content/uploads/administratiepakket.jpg "administratiepakket")
