Factuur maken

23 maart 2022
Johan Ooms, uurtarief en salaris expert
Johan Ooms

Hoe ga je gratis een factuur maken en versturen voor je bedrijf?

Als zelfstandig ondernemer pas een eenmanszaak gestart en nu je eerste eigen factuur maken en versturen naar je klant? Hier zijn vele verschillende manieren voor. Veel gestelde vragen zijn dan ook: Hoe maak ik een gratis factuur maken? Wat moet ik verplicht op een factuur vermeden? Weten op welke manier een factuur maken voor jouw bedrijf de beste oplossing is? Ik heb een handleiding gemaakt om je stap voor stap op weg te helpen en verstuur vandaag nog jouw factuur naar de klant.

Mijn beste tip voor starters en alle zzp'ers?

 

Na het verrichten van jouw werkzaamheden (diensten) of het leveren van jouw product(en) moet je een factuur, ook wel verkoopfactuur, rekening of nota genoemd, opstellen en naar de klant versturen voor betaling. Natuurlijk wil je jouw afnemers wel een professioneel uitziende verkoopfactuur sturen die duidelijk is, snel betaald wordt en aan alle gestelde eisen voldoet.

Het belangrijkste van factureren is wel dat je eraan denkt het ook te doen. Dat klinkt misschien raar, maar ondernemers vergeten het nogal eens…

Facturen dienen een bepaalde structuur te hebben en bevatten alle informatie die de klant nodig heeft om een ​​betaling uit te kunnen voeren. Hier volgt een handleiding met 5 stappen van factuur opmaak tot versturen.

Handleiding gratis factuur maken

Inhoud

1. Weet wat er op de factuur moet staan: Voldoen aan de factuureisen

2. Beginnen met je eigen factuur maken

3. Vermelden betalingstermijn

4. Vermelden betalingsvoorwaarden

5. Factuur naar de klant versturen

Stap 1: Voldoen aan de factuureisen

De verplichte factuurvereisten

Belangrijk is dus dat je als ondernemer wel weet wat er allemaal op een factuur moet staan. De Belastingdienst heeft een 12-tal wettelijke factuurvoorwaarden gesteld over wat er verplicht op een rekening moet staan. Deze factuurvereisten die minimaal op de factuur moet staan zijn:

  1. Jouw bedrijfsnaam en bedrijfsadres
  2. Volledige naam en adres van de klant
  3. Het Btw-id van jouw bedrijf
  4. Het KVK-nummer van jouw bedrijf
  5. De factuurdatum
  6. Een uniek, aansluitend en opvolgend factuurnummer
  7. Omschrijving van de levering
  8. Het aantal van de levering
  9. De leverdatum
  10. Bedrag exclusief btw
  11. Het btw-tarief
  12. Het te betalen btw-bedrag

Voorkom problemen met de fiscus en de ontvanger van jouw verkoopfactuur door te zorgen dat jouw facturatie voldoet aan de gestelde voorwaarden.

Als zzp’er van een eenmanszaak mag je zelf facturen maken en uitgeven. Dit mag omdat je staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel als bedrijf en zodoende ook bij de Belastingdienst bent geregistreerd. Als particulier mag je geen facturen uitgeven. Hoe je als bedrijf de factuur gaat opmaken en hoe je de indeling gaat doen, daar ben je als ondernemer vrij in. Zo kun je de factuur simpel, eenvoudig en minimaal houden, of stijlvol met een mooi design. Zorg er wel altijd voor dat jouw verkoopfactuur herkenbaar is en gemakkelijk leesbaar. Ook moet het voor de klant duidelijk zijn om te bepalen waarvoor en wat hij moet betalen en hoe hij kan betalen.

Hoe ziet een correcte factuur er met de verplichte vermeldingen erop uit? Een geldige en volledige verkoopfactuur die aan de wettelijke eisen voldoet die er voor de facturatie gelden, kan er dan zo als voorbeeld komen uit te zien:

Factuur voorbeeld met de verplichte vermeldingen

Voorbeeld van een factuur
  Bekijk meer verschillende factuur voorbeelden van simpel tot design

Stap 2: Beginnen met de factuur maken

Factuur maken voor zzp

Bij deze 2de stap is de vraag: Hoe ga je de factuur maken? Dat kan op 3 manieren:

  1. Online factuur- en boekhoudprogramma gebruiken voor de facturatie
  2. Factureren in Excel
  3. Factuur maken in Word

Buiten de verschillende online factuurprogramma’s die er op de markt zijn, kan je een factuur ook eenvoudig met een template in bijvoorbeeld Word of Excel maken. Een gemaakte factuur sla je dan digitaal op als PDF en verstuur je hem naar de klant. Ik raad je dit alleen niet aan. Hierbij moet je alles iedere keer handmatig invullen en is hierdoor heel omslachtig en foutgevoelig. Zeker met het berekenen van de factuurbedragen en de btw.

Maak de factuur in ieder geval zo duidelijk dat je ervoor wordt betaald en er geen vragen over te hoeven worden gesteld. Hij moet jouw merkwaarde uitdragen. Je factuur maken moet je ook met plezier doen, het moet geen obstakel zijn want het is je inkomen, je salaris, geld om eventueel investeringen te kunnen doen en misschien een gedeelte pensioen.

1. Tip: een online factuur- en boekhoudprogramma voor de facturatie

Maak het jezelf niet te moeilijk en automatiseer jouw factureringsproces door een online factuur- en boekhoudprogramma te gebruiken. Dit zijn cloud gebaseerde tools om het gemakkelijk voor elkaar te krijgen, waar je ook bent. Te gebruiken op elke PC of Mac, tablet en met een synchroniserende app op elke smartphone. Hiervoor hoef je niets te installeren op je computer. Als je meer rust wilt hebben, dus minder administratieve rompslomp, start dan met een online factuur- en boekhoudprogramma zoals Jortt die veel onder zzp’ers wordt gebruikt.

De facturatie is met Jortt onbeperkt en geheel gratis. Naast gratis factureren, kun je ook nog eens gratis je urenregistratie bijhouden en offertes maken en versturen! Wil je meer kunnen boekhouden, dan pas ga je een klein bedrag per maand betalen. Dan is automatisch je btw-aangifte doen mogelijk, koppeling met je bank, urenregistratie bijhouden, je ritten registreren en zelfs een jaarafsluiting met balans, winst en verliesrekening!

2. Factureren in Word

Automatisch je factuur bedragen en btw-tarieven laten uitrekenen met je uurtarief en materialen? Gemakkelijk je klantenbestand in een database opnemen? Dan is factureren met een factuur template in een spreadsheet programma zoals Excel een oplossing. Factuur maken in Excel met gratis download

3. Factureren in Word

Wil je starten met je factuur maken in Word? Dat kan goed als je niet meer dan 1 of 2 facturen per maand gaat maken. Ik heb een factuursjabloon gemaakt in Word, deze kan je gratis downloaden en gebruiken voor jouw facturatie. Zo kan je direct beginnen. Facturen in Word met gratis download

Stap 3: Vermelden betalingstermijn

Vervaldatum als betalingstermijn op factuur

Natuurlijk wil je dat de rekening binnen de afgesproken of wettelijke betalingstermijn van uiterlijk 30 dagen wordt voldaan. Een korter betaaltermijn hanteren mag natuurlijk ook. Bespreek dit dan vooraf goed af met de klant. Zet de betalingstermijn met uiterste vervaldatum duidelijk erop. Voor deze datum moet de betaling dan voldaan zijn.

Stap 4: Vermelden betalingsvoorwaarden

Betaalvoorwaarden met betalingscondities op factuur

Laat de klant ook duidelijk met de betalingsvoorwaarden, ook wel betalingscondities genoemd, zien hoe, waarnaar en voor wanneer de rekening moet zijn overgemaakt. Geef hierin ook eventueel aan waar jouw algemene voorwaarden en/of leveringsvoorwaarden kunnen worden gelezen.

Stap 5: Factuur naar de klant versturen

Verstuur de factuur in PDF en UBL

Zodra de factuur is gemaakt, is het tijd om hem te versturen. Doe dit direct en wacht hier niet mee. Want hoe eerder je hem verstuur, hoe eerder je je geld kan ontvangen. Je kunt zelf bepalen hoe je de facturatie gaat versturen. Ouderwets via de post of automatisch en digitaal in PDF en/of als e-factuur in UBL via e-mail. Dit gaat automatisch als je gebruik maakt van een boekhoudprogramma.

In Word of Excel kan je alleen een digitale PDF-factuur maken, geen digitale UBL-factuur. Hoe er wel rekening mee dat steeds meer bedrijven om een e-factuur vragen. Dit type factuur heeft als voordeel dat hij automatisch kan worden verwerkt in een boekhoudprogramma. Dit kan dus nog een reden zijn om te starten met een boekhoudprogramma.

Bekijk en vergelijk de voordelen van een online factuur- en boekhoudprogramma gebruiken en de automatische verwerking van jouw administratie in de boekhouding.

Wat zijn de verschillende soorten facturen die je kunt maken?

Er zijn tal van verschillende factuurversies die je kunt maken om betaald te krijgen. Het soort factuur die je naar jouw klanten stuurt, is afhankelijk van de branche, de situatie, het soort werk en hoe vaak je van plan bent om de betaling te innen. Dit zijn de zes meest voorkomende soorten facturen die je kunt maken:

1. Verkoopfactuur
Een verkoopfactuur is de meest voorkomende factuur die gemaakt en uitgegeven wordt. Een verkoopfactuur wordt aan een klant gegeven na voltooiing van een project, verleende dienst of verkocht product voor betaling.

2. Creditfactuur
Een creditfactuur verstuur je vaak als er een fout is gemaakt met een eerder verstuurde factuur. Het is een normale factuur met daarop een verlaging of kwijtschelding van het factuurbedrag. Dit bedrag is altijd negatief.

3. Tussentijdse factuur
Een tussentijdse factuur, ook wel deelfactuur genoemd, wordt gebruikt om betalingen voor grotere projecten op te splitsen. Zo kun je vooraf een percentage factureren om hiervan bijvoorbeeld inkopen te kunnen doen voor het grote project.

4. Terugkerende factuur
Een terugkerende factuur wordt gebruikt door bedrijven die periodiek hetzelfde bedrag in rekening brengen voor hun diensten, zoals abonnementen.

5. Verzamelfactuur
Een verzamelfactuur is vergelijkbaar met een standaardfactuur, behalve dat het meerdere kleinere projecten of diensten worden samengevoegd en in één keer worden betaald. Zo hoef je niet voor iedere verkoop een nieuwe factuur aan te maken.

6. Achterstallige factuur
Achterstallige facturen worden verstuurd als de vervaldatum van een verstuurde factuur is verlopen en er nog geen betaling binnen is.

Je kunt één soort factuur lay-out gebruiken om deze zes soorten facturen te maken.

Tip: Stuur een bedankje bij betaling

Als je klant de factuur betaalt, dan voelt dat goed. Leuk voor jou maar zeker ook voor de klant om hem of haar hiervoor te bedanken. Zullen ze zeker waarderen! Het verhoogt ook je kansen op het krijgen van terugkerende klanten. Stuur dan ook altijd een persoonlijk bedankberichtje zodra je de betaling hebt ontvangen.

Ook belangrijk: Houd een overzicht bij van openstaande facturen!

Hou altijd je verstuurde facturen die nog openstaan in de gaten. Want klanten kunnen vergeten te betalen. Wel is het zo dat klanten met grote boekhoudafdelingen meestal een langere doorlooptijd hebben voor de betaling. Zodra de vervaldatum is verstreken onderneem dan wel altijd actie om zo snel mogelijk je geld te krijgen! Dit doe je door een betalingsherinnering te sturen.

Naast het innen van geld heb je ook voor de boekhouding een degelijke btw-administratie nodig. De btw-heffing van jouw verkoopfactuur moet je namelijk terugbetalen aan de Belastingdienst en de btw op jouw inkopen, de inkoopfacturen, krijg je terug. Om dit inzichtelijk te maken, hoort dan ook het voeren van een correcte facturenadministratie.

Ik hoop dat deze handleiding je geholpen hebt. Succes met je facturatie!

Johan Ooms, uurtarief en salaris expert

Johan Ooms

“ik ben zelf alweer een aantal jaren enthousiast zzp’er en heb uurtarief.tips opgezet om mijn kennis met tips, voorbeelden en gratis downloads van en over uurtarieven, urenregistratie en de facturatie van zzp’ers met een eenmanszaak te delen”

Mijn beste tip? Zet zo eenvoudig jouw administratie op

Online administratiepakket

Gratis factureren!

Gebruik als zzp’er direct vanaf de start een onmisbaar administratiepakket:

  • gratis uren factureren
  • urenregistratie
  • automatische btw-aangifte
  • koppeling bankrekening
  • gratis hulp en veel meer..

Administratie, het moet… Weet je niet hoe en waar je moet beginnen? Vraag dan gratis op wat een boekhouder kost om jou op weg te helpen.

Gerelateerde tips

Excel factuur maken

Excel factuur maken

Handige Excel factuur template gebruiken voor de facturatie Je moet als ondernemer facturen maken en aan klanten geven of verzenden om te worden betaald. Het is je salaris! Vaak is dan de vraag: Hoe ga ik de facturatie doen? Excel-factuursjablonen zijn een eenvoudige...

Lees meer
Online factuurprogramma

Online factuurprogramma

Met welk factuurprogramma ga je starten voor jouw eenmanszaak? Ieder factuur- en boekhoudprogramma heeft zijn eigen handige functies en gebruikersgemak. De enige uitdaging is de beste vinden.. Vaak zijn dan de vragen: Welke moet ik voor mijn eenmanszaak kiezen? Wat...

Lees meer
Urenregistratie voorbeeld 02
Gratis urenregistratie