Word factuur template

Hoe kan je gratis jouw factuur maken in Word?

Als je als zzp’er diensten of goederen hebt geleverd moet je een factuur opstellen en die naar de klant versturen om betaald te krijgen. Facturen maken kan een vervelend klusje zijn, vooral voor zzp’ers die net gestart zijn. Met zoveel verschillende opties voor facturering en verschillende templates en sjablonen, kan het heel lastig zijn om de beste optie te kiezen. Maar als je een Microsoft 365-abonnement hebt of gewoon Word op je computer hebt staan, kan je dit programma gebruiken om je eigen facturen mee te maken!

In deze blog leer ik je stap voor stap hoe je een professionele Word factuur kunt maken die geschikt is voor alle type zzp’ers. Ook heb ik een gratis factuur template voor je gemaakt waarmee je direct kunt starten met de facturatie.

Mijn beste tip voor starters en alle zzp'ers?

In Word kun je mooi uitziende facturen maken. Het maakt hierbij niet uit hoe de factuur eruit ziet. Wel wat erop moet staan. Het is echter best lastig om iedere keer handmatig de factuurnummering en datums aan te passen, regelitems en klanten toe te voegen, totalen en btw te berekenen. Zeker als je veel moet factureren.

Sommigen raden Excel aan in plaats van Word om te gebruiken voor de facturatie. Excel maakt het vrij eenvoudig om met formules automatisch de totalen op te tellen en de btw te berekenen. Excel schiet echter weer tekort in de opmaak. Het is ook heel moeilijk om de factuur er professioneel uit te laten zien.

De beste optie is om tools in een boekhoudprogramma te gebruiken die speciaal zijn ontworpen om gemakkelijk facturen te maken en digitaal in PDF en UBL te versturen. Gemakkelijk online, zonder boekhoudkennis en groots in gemak. Het is de moeite waard om hier eerst eens naar te kijken, voordat je aan de slag gaat met Word.

De Belastingdienst stelt géén eisen aan hoe je de factuur opmaak, elke factuursjabloon en lay-out is geldig. Ze hebben wel eisen wat aan gegevens op de factuur moet komen te staan. Zorg wel dat jouw factuur hier aan voldoet. Gebruik je een boekhoudprogramma, dan voldoet je factuur automatisch al aan alle factuureisen.

Een stapsgewijze handleiding om te factureren in Word

Stap 1: Download gratis Word factuur template
Mijn gratis factuur template in Word voldoet aan de factuurvereisten en is een eenvoudige en gemakkelijke manier om een ​​professioneel ogende factuur naar klanten te versturen. Download eenvoudig het bestand, vul de bedrijfsgegevens van jouw eenmanszaak in en vul daarna de aanpasbare velden van het geleverde product of verleende dienst in. Sla dan de sjabloon op als digitaal PDF-document en je bent je klaar om de factuur naar de klant te e-mailen en/of af te drukken.

Stap 2: Factuur template inladen
Open Word en zoek in je bibliotheek naar de gedownloade factuursjabloon. Selecteer de sjabloon en hij opent hem in Word. Als je het geen geschikte sjabloon vindt, dan kun je er één zoeken uit 15 gratis factuur template voorbeelden die misschien qua uitstraling en opbouw beter past bij jouw huisstijl en zakelijke behoeften.

Stap 3: Bedrijfsgegevens invullen
Vul jouw bedrijfsgegevens in. Het is belangrijk om jouw bedrijfsnaam, adres en contactgegevens te vermelden, omdat dit duidelijkheid geeft over wie de factuur verzendt en waar klanten betalingen naartoe kunnen sturen. Voeg bovendien jouw KVK-nummer en btw-nummer toe. Dit is verplicht.

Stap 4: Factuurgegevens invullen
Vul de factuurgegevens in, zoals de datum van de factuur, het factuurnummer en de vervaldatum. Zorg ervoor dat het factuurnummer uniek is zodat je het later gemakkelijk kunt identificeren.

Voeg nu je producten of diensten toe die je hebt geleverd met de bijbehorende prijs en vermelding van btw en btw-percentage. Maak een overzichtelijke weergave zodat de klant in één oogopslag kan zien wat er precies geleverd en gefactureerd wordt.

Bereken het totaalbedrag van de factuur, inclusief het totale btw-bedrag en vermeld de betalingsvoorwaarden in duidelijke en begrijpbare taal. Sommige betalingstermijnen gelden bijvoorbeeld 14 dagen, terwijl andere 30 dagen zijn. Hoe korter hoe eerder je geld.

Stap 5: Word factuur omzetten naar PDF
Zodra je de Word factuur hebt gemaakt, is hij bijna gereed om te versturen. Met Word kun je eenvoudig jouw factuur in PDF-formaat opslaan en via e-mail rechtstreeks naar jouw klant sturen. Dit is een snelle, veilige en probleemloze manier om facturen te versturen zonder extra kosten.

Om een Word-document naar PDF te converteren, kies je Bestand > Opslaan als > Locatie kiezen. Vervolgens kies je “PDF (*.pdf) maken” in het keuzemenu en klik dan op “Opslaan”. Het document wordt onmiddellijk geconverteerd naar een PDF-formaat dat nu kan gedeeld, gemaild of afgedrukt worden. Het oorspronkelijke Word-document, de Word factuur, blijft ongewijzigd en kan zo nodig nog worden bewerkt.

Stap 6: Factuur versturen
De factuur is nu gemaakt, het is tijd om deze te versturen. Je kunt nu eenvoudig jouw factuur in PDF-formaat rechtstreeks naar de klant e-mailen. Dit is een snelle, veilige en probleemloze manier om facturen te versturen zonder extra kosten.

Alternatieven om gratis je facturen te maken

Gratis online factuurprogramma gebruiken

Gratis met Excel factuur template